Tabla de contenidos
1. ¿En qué consiste el Registro Único Tributario (RUT)?
El Registro Único Tributario es un requisito indispensable para que puedas cumplir con tus obligaciones tributarias ante la DIAN que le permite a la DIAN identificar, ubicar y clasificar a los sujetos que tienen obligaciones asociadas con tributos nacionales (renta, IVA, facturación electrónica, retención en la fuente, remitir información exógena).
Sin éste, no puedes presentar declaraciones tributarias, ni cumplir con otras obligaciones formales como facturar electrónicamente.
La inscripción en el RUT no tiene ningún costo, como tampoco su actualización o cancelación.
2. ¿Estoy obligado a tener RUT?
Las sociedades colombianas están obligadas a contar con RUT, pues éste es un requisito previo a su constitución.
Por su parte, las sociedades extranjeras están obligadas a contar con RUT, entre otras, si:
-Están obligadas a declarar impuesto sobre la renta en Colombia.
-Tienen un establecimiento permanente en Colombia, en cuyo caso tal establecimiento permanente deberá obtener RUT.
-Desarrollan actividades gravadas o exentas de IVA (tales como los servicios turísticos), sin importar si son responsables del impuesto o no.
-Están obligadas a facturar electrónicamente.
– Son agentes de retención.
3. ¿Dónde puedo presentar la inscripción?
La forma de inscribirte depende de si eres una persona jurídica colombiana que debe registrarse ante la Cámara de Comercio, o si eres una persona jurídica extranjera:
a) Persona jurídica colombiana obligada a registrarse ante la Cámara de Comercio:
Para el caso de las personas jurídicas colombianas, la inscripción se realiza de manera presencial ante la Cámara de Comercio al momento de constituir la empresa.
Como requisito previo a esta inscripción, debes solicitar el Pre-RUT de manera virtual. Para ello, debes tener a la mano la cédula del representante legal de la sociedad.
El trámite que debes seguir para obtener el Pre-RUT es el siguiente:
El trámite que debes seguir para obtener el Pre-RUT es el siguiente:
- Ingresa a la página https://muisca.dian.gov.co/WebRutVirtualInscripcion/#/proceso-guiado/inicio y selecciona persona jurídica.
- Haz clic en la opción Cámara de Comercio.
- Diligencia el formulario.
- Selecciona el botón enviar.
- Finalmente podrás descargar el PRE-RUT.
- Tan pronto tengas el Pre-Rut con la leyenda “para trámite en Cámara”, debes imprimirlo y entregarlo dentro de tu trámite de registro en Cámara de Comercio.
b) Si eres persona jurídica extranjera:
- Seleccionas la opción “persona jurídica” y sigues el paso a paso indicado en la página.
- Pulsa persona jurídica.
- Diligencia la siguiente información:
- Tendrás que diligenciar el formulario del RUT.
- Finaliza el trámite enviando el documento y automáticamente se generará un número. Es importante que guardes este número para comunicárselo al funcionario que te atenderá por videollamada o de manera presencial, según el caso.
- Para formalizar la inscripción agenda la cita virtual por medio del siguiente link: https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/.
4. ¿Qué necesito para presentar la inscripción en el RUT?
Si te vas a constituir como compañía colombiana, únicamente necesitas la cédula de tu representante legal para la obtención del pre-Rut.
Por regla general, si eres una empresa extranjera, para realizar el trámite necesitas contar con los siguientes documentos, que deben estar debidamente traducidos, y apostillados/legalizados:
- El certificado de existencia y representación legal de la empresa, copia y original del documento de identidad del representante legal.
- En caso de actuar a través de apoderado, adicionalmente recuerda aportar el poder otorgado, y el original y copia del documento de identidad del apoderado.
Te recomendamos que consultes con tu asesor especializado para el análisis de tu caso concreto.
5. ¿Cuándo debo inscribirme y actualizar el RUT?
Si por tu actividad económica estás obligado a inscribirte en el RUT, deberás inscribirte en éste antes de iniciar dicha actividad económica. Este es el caso, por ejemplo, si se trata de una actividad gravada o exenta de IVA o gravada, como es el caso de los servicios turísticos.
De lo contrario, deberás hacerlo antes de cumplir tus obligaciones tributarias ante la DIAN (como, por ejemplo, antes de presentar tu declaración del impuesto sobre la renta si estás obligado a ello).
En caso de que ocurra alguna situación que te obligue a actualizar tu RUT (por ejemplo, cambias de dirección), debes registrar la actualización a más tardar dentro del mes siguiente a que dicha situación ocurra. De lo contrario, podrías ser sancionado por la DIAN.
6. ¿Cómo actualizo el RUT?
Ten presente que la forma de actualizar el RUT es distinta dependiendo de los datos que vas a actualizar:
- Si vas a actualizar datos de ubicación o representación, o a añadir responsabilidades fiscales, puedes actualizar el RUT por ti mismo en línea.
- Si vas a eliminar del RUT la responsabilidad de IVA, requieres desarrollar un procedimiento de actualización con verificación previa. Ello puede pasar, por ejemplo, porque dejaste de desarrollar actividades gravadas o exentas de IVA.
- Sin embargo, si vas a actualizar tus datos de identificación, retirar otras responsabilidades fiscales distintas de IVA, o agregar o retirar calidades aduaneras, para ello necesitas solicitar una cita virtual o presencial con un funcionario.
Si eres una compañía colombiana, recuerda que deberás modificar tus datos de ubicación, identificación o representación ante la Cámara de comercio antes de actualizar tu RUT.
a) ¿Cómo actualizo mis datos de ubicación, representación, o añado responsabilidades fiscales?
- Si tienes usuario ingresa por medio de la opción usuario registrado, si no tienes crea uno en la opción usuario nuevo. Podrás encontrar las opciones mencionadas en este link: https://www.dian.gov.co/Transaccional/Paginas/Transaccional.aspx
- Una vez tengas creado tu usuario, inicia sesión a través del link https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLoginOld.faces. Diligencia la información correspondiente y pulsa la opción ingresar.
- Si tienes usuario ingresa por medio de la opción usuario registrado, si no tienes crea uno en la opción usuario nuevo. Podrás encontrar las opciones mencionadas en el presente link https://www.dian.gov.co/Transaccional/Paginas/Transaccional.aspx
- Una vez tengas creado tu usuario, inicia sesión a través del siguiente link https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLoginOld.faces ,diligencia la información correspondiente y pulsa la opción ingresar.
- Una vez ingreses, haz click en la opción “Actualización RUT”.
- Pulsa dos veces “Continuar”.
- Pulsa “Cargar documento”.
- Una vez carga el documento, debes hacer doble click en las casillas que desees modificar e ingresar la información que requieras.
- Una vez hayas modificado la información que deseas actualizar, debes hacer click en la opción “Borrador”.
- Tras revisar el borrador generado, puedes dar click en la opción “Firmar documento”. Al culminar el proceso de firma, habrás actualizado tu RUT.
b) ¿Cómo actualizo mi RUT para cambiar la condición de responsable de IVA a no responsable?
- Si tienes usuario ingresa por medio de la opción usuario registrado. Si no tienes, crea uno en la opción usuario nuevo. Podrás encontrar las opciones mencionadas en el link https://www.dian.gov.co/Transaccional/Paginas/Transaccional.aspx.
- Una vez tengas creado tu usuario, inicia sesión a través del link https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLoginOld.faces. Diligencia la información correspondiente y pulsa la opción ingresar.
- Selecciona la opción “Registro Único Tributario” y dirígete a solicitud de actualización de RUT con verificación. Abre la pestaña “concepto” y escoge el concepto que aplica para la solicitud:
- 05 de solicitud de cancelación de inscripción en el registro.
- 21 solicitud de retiro de IVA a no responsable.
- 22 retiro de consumo a no responsable de consumo en restaurantes y bares.
- En el recuadro “motivo” escribe la justificación, y realiza la solicitud con el botón solicitar.
- Inmediatamente se abrirá la ventana “firma electrónica”. Selecciona “generar código electrónico”, y en la bandeja de comunicados abre el mensaje que contiene el código, o también puedes verlo en el correo que registraste en el RUT. Pega el código en el recuadro “firmar documento” y pulsa “firmar”.
- Se abrirá una ventana que te permitirá descargar el PDF, además, deberás subir los documentos correspondientes en “documentos soporte”.
¿Y si no cuento con firma electrónica?
- Nos devolvemos hasta el recuadro “motivo” en el que se escribe la justificación para la solicitud. Seleccionas la opción “solicitar” y el sistema generará el PDF.
- Una vez tengas el PDF descargado, por medio de este link https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/ agendarás una cita bajo unas de estas tres clasificaciones:
- Cancelación de la inscripción en el RUT.
- Retiro de consumo a no responsables de consumo en restaurantes y bares.
- Retiro de IVA a no responsable.
En esta cita un funcionario de la DIAN te atenderá virtualmente para terminar de radicar la solicitud.
c) ¿Cómo actualizo mi RUT para actualizar datos de identificación, retirar responsabilidades fiscales distintas a IVA, o agregar o retirar calidades aduaneras?
Antes que nada, recuerda que si eres una compañía colombiana, deberás modificar tus datos de identificación ante la Cámara de Comercio antes de actualizar tu RUT.
Una vez hayas hecho dicha modificación, necesitas solicitar una cita virtual o presencial con un funcionario.
Podrás escoger el día y la hora para que un funcionario atienda tu solicitud en el siguiente link: https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/.
¿Tiene un costo el RUT?
La inscripción y la actualización del RUT no tienen costo.
¿El RUT tiene vigencia?
No, es indefinido. En consecuencia, no tendrás que renovarlo. Sin embargo, si presentas algún cambio en la información registrada, tendrás que realizar la respectiva actualización dentro del mes siguiente.
¿Tendré consecuencias por no inscribir y actualizar?
Si no te inscribes en el RUT, podrás estar sujeto a una sanción de clausura del establecimiento o lugar de negocio por 1 día, por cada mes o fracción de mes que hayas demorado en inscribirte desde el momento en que iniciaste tu actividad. Si, por ejemplo, demoraste dos meses en inscribirte en el RUT después de haber iniciado tu actividad, te sancionarán cerrando tu espacio por dos días.
Si no actualizas a tiempo el RUT recibirás una multa de COP$42.412 (1 UVT de 2023) por cada día de retraso en la actualización de la información, desde el momento en que ocurrió el hecho que da lugar a ésta.
Si la información que no se actualizó es la de dirección o la actividad económica, la sanción será de COP$84.824 (2 UVT de 2023) por cada día de retraso en la actualización de la información.
Recuerda que la información que registras debe ser verdadera, completa y no tener equivocaciones. De lo contrario, la DIAN podría imponer una multa equivalente a COP$4.241.200 (100 UVT de 2023).